Bilgisayarlı Bürolar

Geçen sayıda yayınladığımız yazıda, bilgisayarların fabrika hayatı üzerindeki etkilerinden bazıları üzerinde durmuştuk. Bu etkilerin kuşkusuz fabrika hayali dışında da çok önemli sonuçları olacak. Örneğin, bundan böyle ürünlerin toplam maliyetinde işgücünün tuttuğu pay giderek azalacak. Bu ise örneğin bizimki gibi en önemli iktisadi avantajlarından biri ucuz işgücü olan ülkeler için bir sorun yaratacak, Ama bütün bu köklü sonuçlarına karşın. sayısal kontrol devrim niteliğinde bir olay, geçmiş uygulamalardan bir kopuş değildi. Günkü mai üretimin teknolojinin en yeni ürünlerine göre yeniden düzenlenmesinin tarihi çok gerilere gitmektedir. Bu bakımdan, sayısal kontrol bir dizinin en son halkası olarak görülebilir. Oysa aynı şeyi büro faaliyetleri ve genel olarak hizmetler sektörü için söylemek mümkün değil, Büro Teknolojisinin Tarih öncesi 19. yüzyılın ortasında. Sanayi Devrimi'nden yarım yüzyıl sonra. büro denebilecek yerlerin çoğunda hala tüy kalemler kullanılıyordu. Bu yıllarda çelik uçlu kalemler kullanmak basbayağı öncü bir tavırdı. Daha sonra Amerikan iç savaşı geldi. Her savaşın olduğu gibi bu savaşın da hiç beklenmedik bazı sonuçları oldu. Colt ve Remington firması, seri tabanca ve tüfek imal edebilmek için, değiştirilebilir parçalarla hassas imalat tekniklerini geliştirdiler. Savaş sona erdiğinde bu teknikler için beklenmedik yeni bir uygulama alanı bulundu: Daktilo. 1900'e varıdığında 100.000 adet daktilo satılmıştı bile ve her yıl 20.000 yeni daktilo üretillyordu. Bu arada uzun yıllar. daktiloyla birlikte, sıradan bir büronun yegane ileri teknoloji ürünü aracı olarak kalacak diğer ürün de keşfedilmişti: Telefon.

Geleneksel büro teknolojisinin bu her iki üyesinin de, yukarıda söylediklerimizi destekleyen ortak bir özellikleri var. İkisi de doğrudan doğruya büroların gerekleri düşünülerek üretilmemişti. Bilindiği gibi, Bell telefonu sağırlar için bir işitme aygıtı yaratmaya çalışırken icat etmişti. Daktilo ise, gördüğümüz gibi, savaş sanayiinin bir yan ürünü olarak dünyaya geldi. Bugün ise, gerçi savaş sanayii önemli olmaya devam ediyor, ama bilgiişlem teknolojisindeki araştırmaları yönlendiren en önemli etkenlerden biri de, çağdaş büroların nelere ihtiyacı olduğu... Geleneksel olarak sanayi ile teknoloji arasında var olan karşılıklı ilişkinin, şimdi de bürolarla teknoloji arasında kurulmakta olduğunu görüyoruz. Nedir öyleyse bilgisayarların büro hayatına kattıkları? Bilgisayarlar bürolarda yürütülen işleri nasıl dönüştürüyor?

İlk Adım: Metin işlem

Temelde metin işlem kavramı çok basittir. Bir kez elde bir minik işlemciden yararlanma ve onunla klavye ve ekran aracılığıyla ilişki kurma imkanı bulunduğunda, metin işlem akla gelebilecek ilk uygulamalardan biri. Temel ilke ye büyük bir olasılıkla okurlarımızın çoğu zaten aşinadır: Klavye, aynen bir daktilo klavyesi gibi kullanılıyor (çoğunlukla); daktilodan tek farkı, yazılanların hemen doğrudan doğruya kağıt üzerinde basılması yerine, ekranda belirmesi. Bu ara kademenin sağladığı düzeltme imkanları daktilo hızının artmasına yol açıyor. Metin işlemin bu kadar kolaylıkla ve çabuk yaygınlaşmasının temelinde de büyük ölçüde sağladığı hız ve buna bağlı olan üretkenlik artışından ileri geliyor. Metin işlemin sağladığı üretkenlik artışının ortalama olarak ne kadar olduğu yolundaki tahminler %30 ila %300 arasında değişiyor. Ama dahası, çoğu metin işlem programının üretkenliği artırmakla kalmayıp, üretkenliği sürekli olarak izleme ve denetleme imkanı vermesi. Kuşkusuz normal bir daktilo ile yazan bir sekreterin de üretkenliği sürekli olarak kontrol edilebilir, ama bunu bir insanın yapması gerekir (ki bu da yeni bir elemanın istihdamı demektir). Oysa herhangi bir metin işlem programı, yazma hızını dakikada/saatte vuruş hızı cinsinden ölçebilecek, yapılan düzeltmelerin hesabını tutacak şekilde hazırlanabilir. Kuşkusuz hiçbir metin işlem programı sadece bellekli bir daktilo değildir. Otomatik satır açma, hece bölme vb. gibi kolaylıkların yanı sıra, belgenin nihai biçimini belirleme (marjları, satır aralıklarını vb. saptama) gibi kolaylıklar artık bütün metin işlem programlarının vazgeçilmez bir parçası. Metin işlemin buraya kadar saydığımız özellikleri, daktiloya ihtiyacı olan herhangi bir kişinin yararlanabileceği özellikler. şimdi gözden geçireceğimiz olanak, metin işlem programlarına, özellikle büro ve işletmelerin gerekleri düşünülerek eklenmiş. Sözünü ettiğimiz olanak. "mail merge" olanağı. (Bu terim için iyi bir Türkçe karşılığa rastlamadım. Rastlayan var mı?) Buralarda sık sık yapılan işlerden biri de standart bir mektubu, bir dizi isim ve adrese yollamaktır. Ama tabii, alıcı açısından, standart bir mektup almak daima sevimsiz bir olaydır. Işte mailmerge olanağı standart mektupların şahsileştirilmesine olanak vermektedir. İsimler, adresler ve istenen diğer şahsi özellikler ayrı ve kalıcı bir dosya halinde saklanır ve metin işlemle hazırlanan standart mektupta bu tür şahsi bilgiler için boş yerler bırakılır. Baskı sırasında program, gerekli bilgileri otomatik olarak bu ayrı dosyadan alır ve boş yerlere ekler. (Easycript kullanıcıları için bu olanak kullanım kılavuzunun 6770. sayfalarında anlatılıyor.)

Metin işlemden Fikir işleme

Buraya kadar anlattığımız şekliyle metin işlem, büro hayatını en alt kademesinde, sekreterler düzeyinde etkileyen bir teknolojik gelişme. Ancak metin işlemin türevi olan bir uygulama, fikir işlem (ideas processing) özellikle yöneticiler (ve yazarlar) için geliştirilmiş bir program türü. Çağdaş yöneticilerden beklenen erdemler arasında inisiyatifi, analitik bir zekayı, hızlı karar alma yeteneğini, belli bir tür diplomasiyi sayabiliriz. Ama her günkü işleri arasında olmasa da, yöneticiler, dilinin, üslubunun, düzenlenişinin önemli olduğu kimi raporlar yazmak zorunda kalırlar. Ancak, çağdaş eğitim sistemlerinde klasik eğitimin tuttuğu yer azaldıkça. geleneksel okuryazarlık becerileri, iyi bir cümle kurabilmek, kopuksuz, iç bağlantıları iyi kurulmuş bir yazı tasarlayabilmek vb. giderek seyrekleşti. işte fikir işlem paketleri tam bu boşluk göz önünde bulundurularak hazırlandı. Fikir işlem paketleri, yazıyı önce cümleler değil, fikirler şeklinde kurmanızı sağlıyor. Herhangi bir yazının tasarlanmasında, genellikle şu iki yaklaşım bir arada kullanılır.

1) Tepeden inme (topdown) kurgu: Önce yalnızca başlıca konu başlıklarını içeren genel bir plan çıkarmak, daha sonra her konu başlığın; adım adım ayrıntılandırmak.

2) Tabandan tavana (bottom up) kurgu: işe, yazıda içerilmesi .gereken 'atomik' bilgi parçalarını kaydetmekle başlamak ve daha sonra bunları bütünsel bir yapı içerisinde birleştirmek.

Fikir işlem paketlerinde gerek genel konu başlıkları ve aralarındaki ilişkiler kaydedilebiliyor, gerekse gerekli bilgiler, tek bir tuş hareketiyle yer değiştirebiliyor, konu başlıklarıyla ilişkilendiriliyor. Bu şekilde kurulmuş yazı, daha sonra bir metin işlem programı kullanılarak cümlelere dönüştürülüyor. Tabii bu arada da bir üslup programı kullanılarak, kurulan cümlelerin ne ölçüde genel bazı iyi üslup kurallarına uyduğu da kontrol edilebilir.

Karar Destek Sistemleri

Yöneticiler için tasarlanmış ve fikir işlem paketlerine kıyasla daha çok tanınan ikinci bir program öbeği ise "karar destek sistemleri" diye adlandırabileceğimiz programlar. Bugün bunların en tipik örnekleri, VisiCalc ya da ünlü Lotus dizisi gibi "spreadsheet" programları. Spreadsheet temelde satır ve sütunlardan oluşan dev bir tablodur. Bu tablonun her hanesine sayı, formül, tarih ya da bir isim, bir başlık girebilir. Girilmiş sayı ya da formüllerden herhangi birinin değiştirilmesi, bütün tabloda o sayı ya da formüle bağlı olan bütün diğer değerleri de otomatik olarak değiştirecektir. Böylelikle, herhangi bir yönetici belli bir konudaki tüm bilgileri kendi istediği herhangi bir format içerisinde görebileceği gibi, koşullu bazı öngörülerde bulunabilir, belli seçimlerin, faaliyet planlarının olası sonuçlarının neler olacağını görebilir. Bu, spreadsheet programlarının klasik biçimi. Bugünlerde karar destek sistemleri giderek tümleşik programlar biçimini alıyor. Örneğin Symphony, Framework gibi programlar spreadsheet imkanlarını, metin işlem, veri tabanı işletimi ve grafik olanaklarla bir arada sunuyorlar. Ama karar destek sistemlerinde asıl büyük sıçrama, daha gelecekte: Uzman sistemler. Şimdilik uzman sistemleri uygulamaları, tıbbi teşhis, elektronik devre tasarımlarının çözümlenmesi, toprak katmanlarının incelenmesi gibi alanlarla sınırlanmış durumda. Ama yakın bir gelecekte bunların büro hayatına da uyarlanması gerekebilir. Örneğin, çeşitli alt kademelerle ilgili bilgilerin ana noktalarını içeren bir uzman sistem üst düzeydeki bir yöneticinin çok işine yarayabilir. Ya da çeşitli vergi yasa ve düzenlemeleriyle bir uzman sistem, yöneticiyi danışmanlara bağımlılıktan kurtarabilir.

Randevular, Randevular

İyi bir sekreterden beklenen belki de en çileli iş, randevuları ayarlamaktır. Unutkan patronlar, çıkarken randevu defterini de birlikte götürenler bir dertse, biri kendilerinde, biri sekreterlerinde iki defter tutanlar başka bir derttir. Tek bir bilgisayarın kullanıldığı bir büroda, elektronik bir randevu defteri tutmak, sekreterin işini hatırı sayılır ölçüde kolaylaştırabilir. O kadar ki, herhangi bir randevu istendiğinde, bilgisayar boş zamanları tarayarak randevuyu kendiliğinden verebilir. Fakat diğer mümkün uygulamalarda olduğu gibi, bu uygulamada da, bilgisayarın dönüştürücü niteliği asıl bilgisayar teknolojisi, iletişim teknolojisi ile birleştiğinde ve bilgisayar şebekeleri kurulmaya başlandığında ortaya çıkıyor. Buraya kadar saydığımız örneklerin çoğu, bürolarda zaten yapılmakta olan işlerin yapılmasını kolaylaştıran uygulamalar. Kimi işleri makinelere devretseler de, bürodaki işlerin dağılımını, temel işbölümünü etkilemiyorlar. Muhasebe servisi artık, tek bir muhasebe programı ve operatöründen ibaret olabilir, ama yine de, diğer servislerden bağımsız bir muhasebe servis var olmaya devam etmektedir. Oysa bilgisayar şebekelerinin kurulması ve işlerlik kazanması ile birlikte, bürodaki işlerin akışının tamamen dönüşmesi, yeni sınıflandırmaların, iş gruplaşmalarının ortaya çıkması muhtemeldir. Yine randevu ve toplantıların düzenlenmesi örneğimize dönelim. Çalışanların çeşitli terminallerin (iş istasyonlarının) başında çalıştığı bir büroda, aynı program hem çalışma mesailerini kaydedip gerekli fazla mesai ücretlerini hesaplayabilir, hem her çalışanın üretkenliğini izleyebilir, hem de çeşitli çalışanların boş zamanlarını denkleştirerek büro toplantılarının zamanlarını tespit edilebilir. Batı'da son birkaç yıldır yaygınlaşmaya başlayan bu tür uygulamalar, ülkemiz için daha gelecekte görünüyor. Bu tür bir uygulamaya geçilebilmesinin ön koşulu her düzeyden çalışanların bilgisayar şebekesinin iş istasyonlarına bağlanması. Türkiye'deyse bizim haberdar olduğumuz birkaç bilgisayar şebekesi uygulaması, henüz başlangıç aşamalarında, muhasebe ve stok kontrol servislerini doğrudan doğruya idareye bağlamakta kullanılıyor.

kaynak: Teleteknik Commodore Dergisi, Sayı 11, Ocak 1987, sayfa 16-18

İskender Savaşır
01.01.1987

Keywords: Commodore Dergisi, otomasyon